Помощника руководителя
Предъявляемые требования:
Возраст: от 18 до 35 лет
Образование: высшее, неоконченное высшее, специальное
Опыт работы: опыт работы от 1 года
Прописка: Москва, Московская обл., иногородним - регистрация
Профессиональные навыки: мини АТС, делопроизводство, машинопись, оргтехника
Владение ПК: уверенный пользователь (Word, Excel, Internet, E-mail)
Уровень з/п.: от 15000 руб
График работы: с 9.00 до 18.00; выходной - cуббота, воскресенье
Функциональные обязанности:
- Работа по организационно-техническому обеспечению административно-распорядительной деятельности руководителя.
- Прием поступающей на рассмотрение руководителя корреспонденции, передача ее в соответствии с принятым решением в структурные подразделения или конкретным исполнителем для использования в процессе работы.
- Ведение делопроизводства, выполнение различных операций с применением компьютерной техники, предназначенной для сбора, обработки и представления информации при подготовке и принятии решений (учет входящей/исходящей документации, электронной корреспонденции, формирование дел в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечение их сохранности и в установленные сроки сдачи в архив).
- Прием документов и личных заявлений на подпись руководителя.
- Прием телефонных звонков, поступающих в адрес сотрудников организации.
- Телефонное соединение с клиентами-партнерами по поручению руководителей подразделений.
- Подготовка документов и материалов, необходимых для работы руководителя.
- Контроль за своевременным рассмотрением и представлением структурными подразделениями и конкретными исполнителями документов, передаваемых руководителю на подпись, обеспечение их качественного редактирования.
- Организация проведения телефонных переговоров руководителя, запись в его отсутствие полученной информации и доведение до его сведения ее содержания, передача и прием информации по приемно-переговорным устройствам (телефаксу, телексу и т.п.), а также телефонограмм, своевременное доведение до сведения руководителя информации, полученной по каналам связи.
- Составление по поручению руководителя писем, запросов, печать служебных материалов, необходимых для его работы или ввод текущей информации в банк данных других документов.
- Контроль за исполнением работниками предприятия изданных приказов и распоряжений, а также за соблюдением сроков выполнения указаний и поручений руководителя, взятых на контроль.
- Секретарь - ''хозяйка офиса'': обеспечение необходимыми средствами организационной техники, канцелярскими принадлежностями, хозяйственными товарами.
- Организация приема посетителей, содействие оперативности рассмотрения просьб и предложений работников.
- Выполнение отдельных служебных поручений своего непосредственного руководителя.
Достоинства:
- Хороший опыт работы в качестве секретаря руководителя.
- Опыт ведения документооборота, в том числе в качестве юриста.
- Возможно продвижение по служебной лестнице с соответствующим ростом заработной платы.
- Знакомстово с технологиями деятельности юридической фирмы.
Недостатки:
- Напряженный рабочий день.
- Большой объем корреспонденции и телефонных звонков.
- Большая доля рутинной работы.
